Zum Welttag der Ordnungscoaches – dem World Organizing Day am 20. Mai – habe ich drei Stunden gespendet, lesen Sie hier, wie die Gewinnerin diese eingelöst hat.
Das Mail erreichte mich kurz nach Versendung meines letzten Newsletters von Susanne, die vor ein paar Monaten an einem Vortrag von mir war. Sie wünsche sich aufgeräumte Ordner. Da dies ein Schwerpunkt meiner Arbeit ist und wir uns beim ersten Telefonat auf Anhieb gut verstanden haben, habe ich ihr sehr gerne zugesagt.
Ordner sichten
Nachdem Susanne mir kurz Ihre Wohnung gezeigt hat, die tipptopp aufgeräumt und organisiert ist, haben wir uns ihre Ordner im Büro vorgenommen. Sie hatte bereits alles gut nach Themen wie Steuern, Wohnung, Verträge usw. sortiert und die Ordner in beneidenswert akkurater Schrift beschriftet. Trotzdem war sie froh, dass ich ihr zeigen konnte, was sie behalten soll bzw. muss und was sie getrost wegwerfen kann. In schliesslich vier Stunden haben wir über zehn Bundes- und andere Ordner Papier für Papier durchgeschaut.
Kontoauszüge – braucht es die wirklich?
Was sie aufbewahrt hat – und was ich häufig auch bei anderen Kundinnen und Kunden sehe – sind die monatlichen Kontoauszüge der Bank oder Post. Wenn man auf der sicheren Seite sein will, bewahrt man Zahlungsquittungen auf und vergleicht diese regelmässig mit den online-Buchungen. Einen Ausdruck zu machen oder sich schicken zu lassen, ist nicht zwingend nötig.
Ich persönlich drucke nur die Schlussabrechnungen meiner Konten für die Steuererklärung aus. Falls ich eine Auskunft vom laufenden oder letzten Jahr benötige, bin ich schneller, wenn ich im eBanking mit einem Stichwort oder einem Namen die entsprechende Zahlung suche. Informationen über ältere Buchungen kann man auch später noch einholen, allenfalls gegen eine kleine Bezahlung.
Welche Dokumente behalten?
Unterlagen zur Wohnung oder zum Haus, zu Fahrzeugen, Rechnungen von Reparaturen, Handwerkern und grösseren Besitztümern sollte man hingegen zur Sicherheit behalten, mindestens 5 Jahre oder solange man die Sache besitzt. Prinzipiell gibt es in der Schweiz – im Gegensatz zu Deutschland – keine Aufbewahrungspflicht für Dokumente, aber manchmal hat man eine Rechnung oder eine Info auf Papier gedruckt und geordnet aufbewahrt doch schneller zu Hand.
Aufbewahren muss man natürlich Dokumente wie Verträge, Versicherungen, persönliche Ausweise, medizinische Unterlagen und was häufig vergessen geht, den Kontostand zum Zeitpunkt der Heirat. Wichtig finde ich auch, dass man nicht erst im hohen Alter einen Vorsorgeauftrag und ein Testament erstellt. Ein Notfallordner mit allen wichtigen Informationen für die Hinterbliebenen sollte auch in jedem Lebensalter angelegt und regelmässig aktualisiert werden. Mehr zu diesem Thema in einem späteren Blog.
Lesen Sie auch meinen ausführlichen Blog zum Thema Papierdokumente:
Papierdokumente bearbeiten
Ich empfehle Ihnen, Ihre wichtigsten Dokumente zu scannen oder fotografieren, damit Sie eine digitale Kopie haben. Auch bei anderen Unterlagen können Sie sich entscheiden, sie nur noch digital aufzubewahren oder sogar ganz auf digitale Ablagen umzusteigen. Dann sollten Sie allerdings eine mindestens dreifache Datensicherung machen, davon eine auf einer externen Festplatte.
Aufgeräumte Ordner als Vorher-/Nachherfoto?
Wir haben also vier Stunden ohne grosse Pause und hochkonzentriert miteinander gearbeitet. Um wirklich etwas erreichen zu können, braucht es diese Zeit oder eher länger, je nach Menge der vorhandenen Dokumente. Effektiv leer waren am Schluss aber durch Zusammenlegen ähnlicher Themen nur wenige Ordner und weitere sind jetzt nur noch halbvoll.
Das bedeutet, dass das Regal mit ihren Ordnern jetzt immer noch praktisch gleich aussieht und ich Ihnen daher kein eindrückliches Vorher-/Nachherfoto zeigen kann. Trotzdem ist Susanne total zufrieden. Sie meinte: „Jeder Millimeter, der wegfällt, zählt.“
Das Fazit von Susannne
„Wie war ich freudig überrascht, als Karin’s Bescheid eintraf, dass sie sich nach meiner Pro Bono-Bewerbung für mich entschieden hat. Mein Herz jubelte!! Da ich aus gesundheitlichen Gründen nur 50-60% Tätigkeitsfenster pro Tag habe, war diese Zusage so wertvoll für mich.
Karin’s fundiertes fachliches Wissen war sehr hilfreich um meinen Administrations-Bereich zu sichten, auszumisten und ordnen. Die vollen Ordner be-lasteten mich: ich wünschte mir übersichtliche Handhabung und somit Frei-Raum, damit ich meine vorhandene Energie in andere Dinge und Wünsche einbringen kann.
Mit Karin’s Denkhilfen, was ich noch brauche, hatte ich am Ende ihres Einsatzes einige Ordner weniger, konnte Ordnerthemen zusammenlegen, besser strukturieren. Bekam gute Tipps, welche Unterlagen ich nur im Computer ablegen kann, somit weniger Papier, also umweltschonende Ablagen habe. Ihre Empfehlungen helfen, welche Rechnungen, Dokumente und Steuerunterlagen ich wie lange aufbewahren muss. Zuletzt waren die wichtigsten Ordner bereinigt.
Für meine Kinder einen Notfall-Ordner mit Vorsorge-Dokumenten und allen wichtigen Informationen wie zB. wichtige Adressen, Versicherungs- und Finanzunterlagen, Digitaler Nachlass, Testament etc. anzulegen bei einem allfälligem Spitaleintritt oder Todesfall meinerseits, haben wir auf meinen Wunsch hin auch angepackt. Der Inhalt will gut überlegt sein, sowie das Zusammentragen aller Informationen braucht noch weitere Zeit.
Ich war geschafft von dem was wir geschafft hatten… Doch dann wollte ich gleichen Tags das Altpapier weghaben, im Sinne von ‚aus den Augen aus dem Sinn‘. Den prall gefüllten Kübelsack zu entsorgen welche Er-leichter-ung! Ich war so happy und stolz! Es fühlte sich sooo gut an! Ein riesengrosses Dankeschön an dich Karin für deine geschenkte Zeit.“
Dokumentenordnung – auch für Sie ein leidiges Thema?
Dass man kein grosses Ergebnis sieht, anders als wenn man einen Keller oder Kleiderschrank entrümpelt, ist für viele frustrierend. Ein Stapel aussortierter Papiere sieht eben nicht so eindrucksvoll aus wie ein voller Kleidersack oder ein Kofferraum voller Sperrgut. Auch aus diesem Grund ist für viele die Dokumentenordnung ein Graus und wird entsprechend häufig vor sich hergeschoben. Wenn man es aber geschafft hat, nur noch die nötigen Dokumente zu besitzen, ist es viel einfacher, die eintreffenden Briefe und Rechnungen innert Wochen- oder Monatsfrist zu erledigen.
Ich hingegen wühle sehr gerne in Papieren und sichte, was wirklich wichtig ist und was wie und wo sinnvoll abgelegt werden kann. Ob es dann Ordner, Zeigetaschen, Hängeregistraturen oder Zeitschriften-/Stehsammler aus Karton sind, das System muss für Sie alltagstauglich und nachhaltig sein. Selbstverständlich behandle ich alles, was ich bei diesem Prozess sehe, absolut vertraulich.
Bevor Ihre Papierberge – und/oder auch Ihre Bücherberge – Sie erdrücken, melden Sie sich vertrauensvoll bei mir:
KONTAKT
Herzlich, Ihre Karin Treichler
